Einleitung
Die Hausverwaltungsbranche befindet sich derzeit in einem tiefgreifenden Wandel, der sich deutlich in den gestiegenen Kosten und Preisen für Verwaltungsdienstleistungen widerspiegelt. Für Eigentümergemeinschaften und Hausbesitzer bedeutet dies oft unangenehme Überraschungen in Form höherer Verwalterhonorare. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an die Servicequalität stetig an, während die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen für Verwaltungen durch Inflation, Personalmangel und Bürokratie immer schwieriger werden. Dieser Artikel beleuchtet die Gründe für die Preiserhöhungen, die Auswirkungen auf Eigentümer, die besonderen Aspekte im Zusammenhang mit Renovierungsprojekten sowie die verschiedenen Strategien zur Anpassung der Vergütung.
Gründe für die Preiserhöhung bei Hausverwaltungen
Die Preissteigerungen im Bereich der Hausverwaltung sind nicht willkürlich, sondern resultieren aus einer Reihe wirtschaftlicher und struktureller Faktoren. Die Inflation hat alle Wirtschaftsbereiche stark getroffen und macht auch vor den Hausverwaltungen nicht Halt. Viele der Preiserhöhungen sind direkt auf die gestiegenen Lebenshaltungskosten zurückzuführen, die sich in fast allen Bereichen der Verwaltungstätigkeit niederschlagen.
Besonders deutlich zeigt sich dies bei den Personalkosten. Ähnlich wie bei den externen Dienstleistern sehen sich auch die Mitarbeiter starken Preissteigerungen gegenüber. Das betrifft das Heizen ebenso wie die Miete, die Lebensmittel und die Mobilität. Um hier über die Runden zu kommen, bleibt den Mitarbeitern oft nichts anderes übrig, als Lohnerhöhungen zu fordern. Für die Hausverwaltungen bedeutet das nicht nur gestiegene Löhne, sondern auch die Lohnnebenkosten belasten die Budgets zusätzlich. Der Fachkräftemangels verschärft diese Situation weiter, da qualifizierte Mitarbeiter auf dem Arbeitsmarkt umworben werden müssen, was zu noch höheren Kosten führt.
Weitere Kostenfaktoren sind gestiegene Büromieten, Mietbetriebskosten und Preise für externe Dienstleister. Viele Hausverwaltungen lagern bestimmte Aufgaben wie Aktenvernichtung, Geräte-Leasing oder die Organisation des Fuhrparks aus. Diese externen Dienstleister haben ebenfalls mit den Auswirkungen der Inflation zu kämpfen und erhöhen ihre Preise, was sich direkt auf die Kosten der Hausverwaltungen auswirkt. Es hat sich sozusagen ein Teufelskreis gebildet, in dem die Preiserhöhungen von Dienstleistern an die Verwaltungen weitergegeben werden, die ihrerseits die Kosten an die Eigentümergemeinschaften weiterreichen müssen.
Neben den reinen Kostenfaktoren haben sich auch die Anforderungen an die Hausverwaltungen verändert. Die Digitalisierungspflichten nehmen zu, und immer mehr Eigentümer erwarten eine hervorragende Erreichbarkeit sowie jederzeitigen digitalen Zugriff auf die Unterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Diese Modernisierungen erfordern zusätzliche Investitionen in Software und Technik, die sich ebenfalls in den Preisen niederschlagen müssen.
Auswirkungen der Preiserhöhungen auf Eigentümergemeinschaften
Die gestiegenen Kosten machen sich im Alltag der Eigentümergemeinschaften direkt bemerkbar. Laut einer aktuellen Studie zahlen Wohnungseigentümergemeinschaften ihren Verwaltern je nach Größe und Lage des Objekts bei Neuabschlüssen derzeit zwischen 27,37 Euro und 41,65 Euro brutto je Einheit und Monat. Damit sind die Basissätze in der WEG-Verwaltung bei Neuabschlüssen im Vergleich mit dem Jahr 2023 bei Bestandsverträgen um durchschnittlich rund vier Euro höher. In der Mietverwaltung fällt die Erhöhung mit durchschnittlich rund 5,50 Euro sogar noch stärker aus.
Bei Bestandsverträgen kommt es teilweise zu drastischen Preiserhöhungen, die bis zu 50% betragen können. Statt bisher 22 Euro netto pro Wohnung müssen dann 33 Euro netto pro Wohnung gezahlt werden. Eigentümern bleibt oft nichts anderes übrig, als diese Preissteigerungen hinzunehmen, da die Hausverwaltung ansonsten komplett abspringen und sie sich um alles selbst kümmern müssen. Dies ist insbesondere deswegen problematisch, weil sich Hausverwaltungen grundsätzlich aussuchen können, für wen sie tätig werden wollen, und so ihre Marktposition stärken können.
Ein weiteres Problem stellt die Situation bei kleineren Eigentümergemeinschaften dar. Diese werden häufiger mit hohen Preissteigerungen konfrontiert, da die Betreuung kleinerer Objekte für viele Verwalter schlichtweg nicht mehr rentabel ist. Der Umsatz ist niedriger, der Arbeitsprozess im Vergleich zu größeren Wohnanlagen jedoch derselbe. Für die Verwaltungen lohnt sich die Betreuung dieser kleineren Einheiten wirtschaftlich immer weniger.
Rechtlich gesehen ist eine einseitige Erhöhung der Vergütung durch die Hausverwaltung in der Regel unwirksam. Es handelt sich hierbei um eine Vertragsanpassung bzw. Neuregelung des Verwaltervertrages, die immer eines Beschlusses der Wohnungseigentümer bedarf (Oberlandesgericht (OLG) Düsseldorf, Beschluss vom 25.01.2005, Az.: I-3 Wx 326/04). Allerdings kann eine Hausverwaltung durch die Kündigung des bestehenden Vertrags und anschließende Verweigerung der Weiterführung den Druck auf die Eigentümer erhöhen, die Preiserhöhungen zu akzeptieren.
Sonderleistungen im Zusammenhang mit Renovierungen
Ein wesentlicher Bereich, in dem sich die Preiserhöhungen bemerkbar macht, sind die Sonderleistungen im Zusammenhang mit Renovierungs- und Sanierungsprojekten. Die Vergütung der Hausverwaltung besteht immer zumindest aus einer Grundvergütung und einer Reihe an möglichen Sondervergütungen bzw. Extraleistungen. Kurzfristige Erhöhungen der Vergütung, die darauf beruhen, dass die Hausverwaltung zusätzlich vereinbarte Sondervergütungen abrechnet, sind grundsätzlich zulässig, vorausgesetzt, die Vereinbarung ist wirksam und die Leistung wurde tatsächlich erbracht.
Besonders im Bereich der energetischen Sanierungen, die im Zeichen der Energiewende immer an Bedeutung gewinnen, kommt es zu zusätzlichen Kosten. Die Betreuung baulicher Maßnahmen ist bei 19 von 20 Befragten als Sonderleistung abgerechnet. Dazu gehören energetische Sanierungen, die erhebliche personelle und zeitliche Ressourcen binden. Die Begleitung dieser baulichen Maßnahmen lassen sich Verwalter für gewöhnlich mit rund drei bis fünf Prozent der Auftragssumme sondervergüten, sobald diese 5.000 Euro übersteigt.
Auch außerordentliche Eigentümerversammlungen, die im Zusammenhang mit größeren Renovierungsprojekten oft notwendig werden, werden zunehmend als Sonderleistung abgerechnet. So ist bei 98 Prozent der WEG-Verwaltungen die Vergütung außerordentlicher Eigentümerversammlungen üblich (Vorjahr: 90 Prozent).
Deutlich zugenommen hat auch die Zahl der Verwalter, die Sonderleistungen abrechnen. Dies ist eine direkte Reaktion auf die gestiegenen Kosten und den erhöhten Aufwand, insbesondere bei Modernisierungsmaßnahmen im Gebäudebestand. Die Moderaten Kostensteigerungen stehen laut Studienleiter Prof. Dr. Marco Wölfle jedoch angesichts der Inflation und der deutlich gestiegenen Personalkosten aufgrund des Fachkräftemangels in keinem Verhangel zum Mehraufwand der Verwalter durch Zusatzaufgaben wie die Modernisierung des Gebäudebestands im Zeichen der Energiewende.
Methoden zur Anpassung der Verwaltervergütung
Um mit den gestiegenen Kosten und den geänderten Marktbedingungen Schritt zu halten, haben Hausverwaltungen verschiedene Strategien entwickelt, um ihre Vergütung anzupassen. Diese reichen von vertraglichen Regelungen über Änderungskündigungen bis hin zu neuen Servicepaketen.
Eine Möglichkeit sind automatische Staffel-Erhöhungen im Verwaltervertrag. Hierbei wird von Anfang an eine schrittweise Erhöhung der Grundvergütung vereinbart, die zu bestimmten Zeitpunkten oder bei Erreichen bestimmter Kriterien in Kraft tritt. Eine alternative Methode ist die Kopplung der Vergütung an den Verbraucherpreisindex (Wertsicherungsklausel). Dadurch passt sich die Vergütung automatisch an die allgemeine Preisentwicklung an, ohne dass separate Verhandlungen oder Beschlüsse erforderlich sind.
Die Standard-Variante bleibt jedoch die Vergütungserhöhung per Beschluss in der Eigentümerversammlung. Hierbei reicht eine einfache Stimmmehrheit für die Wirksamkeit des Beschlusses. Entscheidend ist allerdings, dass der Beschluss über die Erhöhung der Vergütung der ordnungsgemäßen Verwaltung entspricht und keine unangemessenen Mehrkosten für die Wohnungseigentümer verursacht. Die Wohnungseigentümergemeinschaft steht es jederzeit frei, über einen Erhöhungsvorschlag der Hausverwaltung einen Beschluss zu fassen, der der Erhöhung der Grundvergütung zustimmt. Bei der Beschlussfassung gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder der Beschluss ändert den bestehenden Verwaltervertrag oder er fasst den alten Vertrag vollständig neu und ersetzt diesen.
Einige Verwaltungen gehen dazu über, Leistungspakete einzuführen, die von Basic bis Premium reichen. Dies ermöglicht es den Eigentümern, zwischen verschiedenen Serviceleveln zu wählen und die Kosten entsprechend dem tatsächlichen Bedarf zu gestalten. Weitere Strategien sind kürzere Vertragslaufzeiten mit Revisionsmöglichkeit, digitale Zusatzservices als eigene Gebührenposition, sowie die Abrechnung von Sonderleistungen nach Stundenhonorar.
Strategien für Hausverwaltungen zur Kostendeckung
In den letzten Jahren ist es für viele Hausverwaltungen immer schwieriger geworden, kostendeckend und profitabel zu arbeiten. Gleichzeitig ist die Bereitschaft vieler Eigentümergemeinschaften gering, für professionelle Verwaltungsleistungen mehr zu bezahlen. Dies hat dazu geführt, dass Hausverwaltungen neue Strategien entwickeln, um ihre Vergütung schrittweise an ein nachhaltiges Niveau anzupassen.
Eine dieser Strategien ist die Beteiligung bei Sanierungen und Versicherungsfällen, beispielsweise mit 2% der Kosten. Dies ermöglicht es den Verwaltungen, zusätzliche Einnahmen zu generieren, die den Mehraufwand bei der Betreuung dieser Projekte abdecken. Gleichzeitig bieten immer mehr Verwaltungen digitale Zusatzservices als separate Gebührenpositionen an. Dies kann der Zugriff auf digitale Dokumentenarchive, spezielle Software zur Verwaltung von Miteigentümeranteilen oder die Online-Abwicklung von Versammlungen sein.
Einige Verwaltungen versuchen zudem, sich geziert auf bestimmte Segment zu spezialisieren oder unrentable Objekte abzustoßen. Teilweise wird eine extreme Preiserhöhung mitgeteilt, um die Eigentümergemeinschaft dazu zu bewegen, von einer Vertragsverlängerung Abstand zu nehmen. Durch diese Abschreckung versuchen manche Verwalter, Objekte abzustoßen, die in ihren Augen wirtschaftlich keinen Sinn mehr machen.
Fazit
Die Entwicklung der Hausverwaltungskosten ist ein Spiegelbild der allgemeinen wirtschaftlichen Entwicklungen und der spezifischen Herausforderungen in der Immobilienbranche. Die Preiserhöhungen sind nicht willkürlich, sondern resultieren aus gestiegenen Personalkosten, höheren Anforderungen an die Dienstleistungen, gestiegenen Kosten für externe Dienstleister und den notwendigen Investitionen in die Digitalisierung.
Für Eigentümergemeinschaften bedeutet dies, sich auf höhere Verwaltungskosten einzustellen und aktiv an der Gestaltung des Verwaltervertrags beteiligt zu sein. Es ist wichtig, die verschiedenen Möglichkeiten der Vergütungsanpassung zu kennen und die Leistungen der Hausverwaltung kritisch zu prüfen. Gleichzeitig sollten Eigentümer die besonderen Herausforderungen kleinerer Gemeinschaften und die gestiegenen Anforderungen an die Verwaltungsdienstleistungen berücksichtigen.
Für Hausverwaltungen ist es entscheidend, transparent mit den Kosten umzugehen und den Eigentümern den Mehrwert der angebotenen Dienste deutlich zu machen. Die Entwicklung neuer Servicepakete und flexibler Vergütungsmodelle kann hierbei helfen, die Balance zwischen Kostendeckung und attraktivem Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden.
Insgesamt zeigt sich, dass eine offene Kommunikation und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Hausverwaltung und Eigentümergemeinschaft der Schlüssel zum Umgang mit den gestiegenen Kosten ist. Nur so können beide Seiten langfristig zufriedengestellt werden und die Immobilienverwaltung auf einem nachhaltigen Niveau betrieben werden.