Sonderhonorare in der Hausverwaltung: Regelungen und Praxis bei Sanierungsmaßnahmen

Einleitung

Bei der Sanierung von Mehrfamilienhäusern oder größeren Baumaßnahmen am Gemeinschaftseigentum stellt sich für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) regelmäßig die Frage, ob und in welchem Umfang die Hausverwaltung ein zusätzliches Sonderhonorar für ihre Leistungen verlangen kann. Diese Frage ist nicht nur rechtlich komplex, sondern auch von praktischer Relevanz, da sie die Kosten der Sanierung direkt beeinflusst. Die Rechtsprechung hat in den vergangenen Jahren klare Kriterien entwickelt, um festzustellen, wann ein Sonderhonorar gerechtfertigt ist und wie hoch es ausfallen darf. Dieser Artikel erläutert die rechtlichen Grundlagen, typische Honorarsätze und praktische Aspekte rund um Sonderhonorare der Hausverwaltung bei Sanierungsmaßnahmen.

Wann ist ein Sonderhonorar für Sanierungsmaßnahmen zulässig?

Ein Sonderhonorar für die Hausverwaltung ist dann zulässig, wenn diese Leistungen erbringen soll, die über die üblichen Tätigkeiten der Hausverwaltung hinausgehen. Diese Rechtsprechung hat der Bundesgerichtshof (BGH) in einem Urteil vom 06.05.1993 (Az.: V B 9/92) bestätigt. Danach sind "Leistungen, die über die üblichen Tätigkeiten der Hausverwaltung hinausgehen" solche, die über die vom Gesetz zugewiesenen Aufgaben und Befugnisse hinausgehen und nicht grundsätzlich mit der im Verwaltervertrag vorgesehenen Vergütung abgegolten sind.

Ein Anspruch auf ein Sonderhonorar der Hausverwaltung besteht nicht bei Tätigkeiten und Aufgaben, zu denen die Hausverwaltung ohnehin gesetzlich verpflichtet ist. Das Landgericht (LG) München I hat in einem Beschluss vom 08.03.2012 (Az.: 36 T 26007/11) klargestellt, dass Vereinbarungen über Sonderhonorare nur für zusätzliche Leistungen getroffen werden dürfen.

Die Abgrenzung zwischen normalen und zusätzlichen Leistungen ist bei Sanierungsmaßnahmen besonders wichtig. Nach einer Entscheidung des Oberlandesgerichts (OLG) Düsseldorf vom 14.10.1998 (Az.: 3 Wx 169/98) ist die Betreuung von Sanierungs- und Baumaßnahmen grundsätzlich eine Aufgabe der Hausverwaltung. Sie ist jedoch nur bei normalen Sanierungsmaßnahmen mit einem Investitionsaufwand von bis ca. 5.000,00 € von der üblichen Verwaltervergütung umfasst. Dazu gehören regelmäßig notwendige Instandsetzungsarbeiten.

Ist die Betreuung eines größeren Sanierungsprojekts oder entsprechender Baumaßnahme gewünscht, übersteigt das den üblichen Aufgabenbereich der Hausverwaltung. In solchen Fällen ist die Vereinbarung und Zahlung eines Sonderhonorars gerechtfertigt.

Umfang der Leistungen bei Sanierungsmaßnahmen

Bei größeren Sanierungsprojekten übernimmt die Hausverwaltung typischerweise folgende Aufgaben, die über die regulären Verwaltungstätigkeiten hinausgehen:

Die Bauleitung und Bauüberwachung
Die Wahrnehmung der Termine mit Architekten und beauftragten Unternehmen
Die Information der Eigentümer über den Stand der Baumaßnahmen
Die Abnahme und ggf. die Geltendmachung von Nachbesserungs- oder sonstigen Gewährleistungsansprüchen
Die Organisation von Sanierungsarbeiten, Einholung von Angeboten
Die Aufstellung von Leistungsverzeichnissen
Der Vergleich von Angeboten
Die Abschluss von Verträgen mit Handwerksunternehmen
Die Kontrolle der Ausführung der Arbeiten

Dieser Prozess erfordert zusätzlichen administrativen Aufwand, spezifisches Fachwissen und zeitaufwändige Koordinationsleistungen, die nicht in der regulären Verwaltervergütung enthalten sind. Die Sanierungsmaßnahmen an der Immobilie erfordern umfassende Planung, Überwachung und Koordination, die als Sonderleistungen abgerechnet werden können.

Höhe des Sonderhonorars

Die Höhe des Sonderhonorars bei größeren Sanierungs- und Baumaßnahmen knüpft in der Regel prozentual an das Auftragsvolumen an. Der übliche Prozentsatz liegt zwischen 1,5 bis 5 % des Gesamtvolumens der Sanierungsmaßnahmen, wie das Amtsgericht (AG) Düsseldorf in einem Urteil vom 28.09.2016 (Az.: 291a C 49/16) festgestellt hat.

Wie hoch der Prozentsatz in einer Wohnungseigentumsanlage im Einzelfall ist, richtet sich nach der Vereinbarung im Verwaltervertrag. Darin sind die Beträge oder Prozentsätze für Sonderhonorare der Hausverwaltung meist bei den Vergütungsregelungen einzeln aufgelistet.

Der Bundesgerichtshof hat in einem Urteil vom 11.06.2021 die Rechtsprechung zu Sondervergütungen weiter verfeinert und konkretisiert. Danach ist eine Zusatzvergütung für die "kaufmännische Betreuung von größeren Modernisierung- und Sanierungsmaßnahmen" mit Gesamtkosten von mehr als 10.000,00 € in Höhe von 4 % der Bruttobausumme bzw. 2 % der Bruttobausumme (wenn ein externer Ingenieur bzw. Architekt mit der Bauleitung beauftragt wird) zulässig.

Alternativ kann das Sonderhonorar auch nach den Sätzen der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) oder über einen angemessenen Stundensatz gewährt werden, insbesondere wenn der Verwalter – bei entsprechender Qualifikation – die Organisation größerer, technisch schwieriger und aufwendiger Sanierungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum übernimmt.

Rechtliche Grundlagen und Gerichtsurteile

Die Rechtsprechung zum Thema Sonderhonorare in der Hausverwaltung ist vielfältig und hat sich über die Jahre weiterentwickelt. Einige Urteile sind besonders prägend und sollten jeder Verwaltung bekannt sein:

BGH zur außerordentlichen Eigentümerversammlung

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass außerordentliche Versammlungen grundsätzlich als Sonderleistung abrechenbar sind, sofern die Notwendigkeit nicht durch einen Fehler der Verwaltung selbst verursacht wurde. Diese Rechtsprechung ist auch auf Sanierungsmaßnahmen übertragbar, da diese oft die Einberufung zusätzlicher Eigentümerversammlungen erfordern.

LG-Urteil zu unklaren Vertragsklauseln

Ein Landgericht stellte fest, dass Sonderhonorare nur dann durchsetzbar sind, wenn die Vereinbarung im Verwaltervertrag eindeutig formuliert ist. Pauschale Klauseln wie "Sonstige Sonderleistungen werden gesondert berechnet" sind zu unbestimmt und im Zweifel unwirksam. Verträge müssen präzise beschreiben, welche Leistungen zum Grundhonorar gehören und wann zusätzliche Kosten entstehen.

BGH zur Transparenz gegenüber Eigentümern

Der BGH hat mehrfach betont, dass Transparenz oberstes Gebot ist. Eigentümer müssen nachvollziehen können, wofür sie zahlen. Das gilt insbesondere für zeitabhängige Abrechnungen bei Sanierungsmaßnahmen.

BGH zur Geltendmachung von Baumängeln

Das OLG Celle hat in einer Entscheidung (WE 1984, 127) klargestellt, dass ein Sonderhonorar für die Geltendmachung von Baumängeln gerechtfertigt ist, soweit der Verwalter besondere Leistungen erbringt und nicht nur das leistet, was auch ein Wohnungseigentümer als "Bauherr" tun würde.

Vertragliche Regelungen und Eigentümerbeschlüsse

Ein Sonderhonorar für Sanierungs- oder Baumaßnahmen kann die Hausverwaltung nur dann verlangen, wenn es darüber eine Vereinbarung im Verwaltervertrag gibt oder ein entsprechender Beschluss der Eigentümer existiert, der den Anspruch begründet. Solange es keine Regelung im Verwaltervertrag über die Zahlung eines Sonderhonorars gibt, ist in jedem Fall ein Beschluss dazu zu fassen. Ein einfacher Mehrheitsbeschluss reicht hierfür aus.

Eine bestehende Vereinbarung über ein Sonderhonorar bei Sanierung schließt nicht aus, dass zusätzlich ein Beschluss über das Sonderhonorar gefasst wird. Das Amtsgericht Düsseldorf hat in einem Urteil vom 28.09.2016 (Az.: 291a C 49/16) klargestellt, dass beide Regelungsformen parallel bestehen können.

Abgrenzung zu regulären Verwaltungstätigkeiten

Die Abgrenzung zwischen regulären Verwaltungstätigkeiten und zusätzlichen Leistungen, die ein Sonderhonorar rechtfertigen, ist entscheidend. Normalerweise zur ordentlichen Verwaltung gehörende Aufgaben können nicht als Sonderleistung in Rechnung gestellt werden.

Zu den regulären Aufgaben gehören: - Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums - Die Vorbereitung und Durchführung der Eigentümerversammlung - Die Durchführung von Beschlüssen der Eigentümerversammlung - Die Führung der Bücher und Abrechnungen - Die Einziehung der Hausgelder

Dagegen sind Leistungen wie die vollständige Bauleitung bei einer Sanierung, die Organisation von Ausschreibungen oder die Vertretung der Gemeinschaft in Baustellenangelegenheiten typischerweise Sonderleistungen, die ein Sonderhonorar rechtfertigen.

Praktische Umsetzung bei Sanierungsmaßnahmen

In der Praxis ergeben sich bei der Abrechnung von Sonderhonoraren für Sanierungsmaßnahmen einige Besonderheiten:

Dokumentation der Leistungen

Die Hausverwaltung sollte ihre Leistungen bei Sanierungsmaßnahmen detailliert dokumentieren. Dazu gehören insbesondere: - Die geleisteten Arbeitsstunden - Die erbrachten Tätigkeiten (z.B. Baustellenbesuche, Verhandlungen mit Handwerkern) - Die Einholung und Vergleich von Angeboten - Die gefassten Entscheidungen und die Begründung hierfür

Eine solche Dokumentation erleichtert die Nachvollziehbarkeit der Leistungen für die Eigentümer und reduziert das Konfliktpotenzial.

Kommunikation mit den Eigentümern

Transparente Kommunikation ist bei Sonderhonoraren besonders wichtig. Die Hausverwaltung sollte frühzeitig über den geplanten Umfang der Leistungen und die voraussichtlichen Kosten informieren. Regelmäßige Berichte über den Stand der Sanierung und die erbrachten Leistungen erhöhen die Akzeptanz für das Sonderhonorar.

Abrechnung des Sonderhonorars

Die Abrechnung des Sonderhonorars sollte klar und nachvollziehbar gestaltet sein. Bei prozentualer Abrechnung sollte der Prozentsatz und die Berechnungsgrundlage (Bruttobausumme) ausgewiesen werden. Bei Stundensatzabrechnung sollten die geleisteten Stunden und der Stundensatz einzeln aufgeführt werden.

Fazit

Bei einer geplanten Sanierung des Hauses oder größeren Baumaßnahmen am Gemeinschaftseigentum ist regelmäßig ein angemessenes Sonderhonorar an die Hausverwaltung zu zahlen. Die Höhe richtet sich nach dem Umfang des geplanten Projektes und liegt typischerweise zwischen 1,5 und 5 % der Gesamtkosten, wobei der BGH bei Sanierungen über 10.000 € von 4 % (bzw. 2 % bei externer Bauleitung) ausgeht.

Der Anspruch der Hausverwaltung auf ein Sonderhonorar bei Sanierung ergibt sich daraus, dass die Hausverwaltung mit der Leitung eines Sanierungs- oder Bauvorhabens der WEG-Gemeinschaft Aufgaben übernimmt, die über die normale Verwaltertätigkeiten hinausgehen. Wie hoch das Honorar im Einzelfall ist, ergibt sich entweder aus dem Verwaltervertrag oder einem Eigentümerbeschluss.

Um Konflikte zu vermeiden, sollte der Verwaltervertrag klare Regelungen zu Sonderhonoraren enthalten und die erbrachten Leistungen transparent dokumentieren und abrechnen. Die Eigentümergemeinschaft sollte bei größeren Sanierungsprojekten frühzeitig über Notwendigkeit und Umfang der Sonderleistungen entscheiden, um unklare Situationen zu vermeiden.