Energetische Sanierungsbelege: Was Sie für die Steuererklärung beachten müssen

Seit 2017 hat sich das Steuerrecht in Deutschland grundlegend verändert: Die sogenannte Belegvorhaltepflicht hat die frühere Belegvorlagepflicht abgelöst. Dies bedeutet, dass Steuerzahler ihre Nachweise für steuerlich abzugsfähige Ausgaben nicht mehr direkt mit der Einkommensteuererklärung einreichen müssen. Stattdessen müssen sie diese Belege nur noch vorlegen, wenn das Finanzamt nachfragt oder wenn in den Vordrücken explizit verlangt wird.

Für Eigentümer von Immobilien, die energetische Sanierungen vorgenommen haben, ist es besonders wichtig, die richtigen Belege über die Maßnahmen und Kosten aufzubewahren. Diese Belege sind nicht nur für die steuerliche Absetzung entscheidend, sondern auch für mögliche Prüfungen durch das Finanzamt. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Belege notwendig sind, wie Sie sie ordnungsgemäß aufbewahren sollten und welche Voraussetzungen Sie beachten müssen.

Was ist die Belegvorhaltepflicht?

Die Belegvorhaltepflicht ist seit dem 1. Januar 2017 in Kraft. Vor diesem Zeitpunkt war es üblich, dass Steuerzahler bestimmte Belege wie Handwerkerrechnungen oder Spendenbescheinigungen direkt mit der Einkommensteuererklärung einreichen mussten. Die Reform hat diese Praxis abgeschafft und stattdessen eine sogenannte Belegvorhaltepflicht eingeführt.

Das bedeutet, dass Steuerzahler ihre Belege nicht mehr direkt mit der Steuererklärung an das Finanzamt senden müssen. Sie müssen diese lediglich aufbewahren, bis das Finanzamt sie nachfragt. Allerdings gibt es Ausnahmen: In einigen Fällen, insbesondere wenn bestimmte Ausgaben erstmals geltend gemacht werden, kann das Finanzamt Belege direkt anfordern.

Für Gewerbetreibende und Freiberufler gilt eine längere Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, während Privatpersonen ihre Belege bis zu einem Jahr nach Rechtskraft des Steuerbescheids aufbewahren müssen. In einigen Bundesländern wie Thüringen und Bayern ist es üblich, dass das Finanzamt nach neuen Ausgaben wie beispielsweise der Abrechnung eines Arbeitszimmers oder Kinderbetreuungskosten Belege anfordert.

Ausnahmen von der Belegvorhaltepflicht

Es gibt zwei Ausnahmen, in denen Belege dennoch direkt mit der Steuererklärung einzureichen sind:

Wenn in den Vordrucken oder Anleitungen der Finanzverwaltung explizit darauf hingewiesen wird, dass Nachweise beigefügt werden müssen.
Wenn das Finanzamt nach der Abgabe der Steuererklärung Belege anfordert, beispielsweise während einer Prüfung.

Diese Regelung wurde vom Bundesfinanzministerium definiert und ist in der Praxis von Steuerberatern und Finanzbeamten weitgehend akzeptiert. Es ist daher wichtig, sich immer auf aktuelle Informationen zu verlassen und ggf. einen Steuerberater hinzuzuziehen.

Energetische Sanierung und Steuerermäßigung

Im Jahr 2020 wurde eine steuerliche Förderung für energetische Sanierungen eingeführt. Diese Maßnahme ist in Paragraf 35c des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt. Im Zuge dieser Regelung können 20 Prozent der Sanierungskosten steuerlich abgesetzt werden, verteilt über drei Steuerjahre:

Erstes Jahr: 7 Prozent der Kosten, maximal 14.000 Euro
Zweites Jahr: 7 Prozent der Kosten, maximal 14.000 Euro
Drittes Jahr: 6 Prozent der Kosten, maximal 12.000 Euro

Zusätzlich kann ein Betrag von 50 Prozent der Kosten für Fachplanung, Baubegleitung oder Bescheinigungen steuerlich geltend gemacht werden, wobei dieser Betrag schon im ersten Jahr vollständig abgesetzt werden kann.

Diese Steuerermäßigung ist nur für Eigentümer verfügbar, die selbst im Gebäude wohnen. Es handelt sich also nicht um eine Förderung für Kapitalanlagen, sondern für eigennutzungsbasierte Sanierungen. Das bedeutet, dass Sie nicht von dieser Steuerermäßigung profitieren können, wenn Sie die Immobilie rein vermietet haben oder wenn Sie sich stattdessen für staatliche Förderprogramme wie die KfW- oder BAFA-Förderung entscheiden.

Voraussetzungen für die Steuerermäßigung

Um die Steuerermäßigung in Anspruch zu nehmen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Eigennutzung: Sie müssen das Gebäude, in dem die Sanierungsmaßnahmen durchgeführt wurden, selbst bewohnen.
Fachunternehmen: Die Sanierungsarbeiten müssen von einem zertifizierten Fachunternehmen durchgeführt worden sein.
Belegvorlage: Sie müssen über dokumentierte Rechnungen verfügen, die die durchgeführten Maßnahmen, die Kosten und das Ausführungsjahr belegen.
Nicht-Barzahlung: Die Rechnungen dürfen nicht in bar beglichen worden sein. Zahlungen müssen per Überweisung erfolgen, damit das Finanzamt die Ausgaben nachweisen kann.
Einreichung der Anlage: Sie müssen die Anlage "Energetische Maßnahmen" in jeder der drei Jahre einreichen, um die Steuerermäßigung geltend zu machen.

Die Steuerermäßigung ist eine nachgelagerte Absetzung – das bedeutet, dass Sie nicht im Vorfeld Geld erhalten, sondern erst später weniger Steuern zahlen müssen. Wenn Sie beispielsweise 20.000 Euro an Sanierungskosten haben, sparen Sie insgesamt 4.000 Euro an Steuern (20 Prozent), verteilt auf drei Jahre.

Welche Belege sind erforderlich?

Für die steuerliche Geltendmachung von Sanierungskosten müssen Sie bestimmte Belege bereithalten. Diese Belege müssen die Voraussetzungen der Steuerermäßigung nachweisen und sind im Bedarfsfall vom Finanzamt anforderbar.

1. Handwerkerrechnungen

Die Handwerkerrechnungen sind der wichtigste Beleg für die steuerliche Geltendmachung. Sie müssen folgende Informationen enthalten:

Die Beschreibung der durchgeführten Maßnahmen (z. B. Austausch von Fenstern, Dämmung des Dachs)
Die Arbeitsleistung des Unternehmens
Die Adresse der Immobilie
Die Rechnung muss in deutscher Sprache ausgestellt sein
Sie müssen die Rechnung nicht in bar, sondern per Überweisung begleichen

Diese Rechnungen sollten Sie mindestens zwei Jahre lang aufbewahren, da das Finanzamt sie ggf. anfordert.

2. Bescheinigung des Fachunternehmens

Ein weiterer wichtiger Beleg ist die Bescheinigung des Fachunternehmens, die bestätigt, dass die durchgeführten Maßnahmen den Anforderungen der Energieeinsparverordnung (EnEV) entsprechen. Diese Bescheinigung ist zwingend erforderlich, um die Steuerermäßigung in Anspruch zu nehmen.

3. Kontoauszüge

Da die Zahlung der Rechnungen nicht in bar erfolgen darf, müssen Sie Kontoauszüge bereithalten, die die Überweisungen belegen. Diese Kontoauszüge sind im Bedarfsfall vom Finanzamt anforderbar.

4. Bauplanung und Bescheinigungen

Wenn Sie zusätzliche Kosten für Fachplanung oder Baubegleitung haben, müssen Sie auch die dazugehörigen Rechnungen und Bescheinigungen bereithalten. Diese Kosten können mit 50 Prozent steuerlich abgesetzt werden und müssen ebenfalls in deutscher Sprache vorliegen.

Aufbewahrung der Belege

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Belege ist von zentraler Bedeutung. Auch wenn Sie Ihre Belege nicht mehr direkt mit der Steuererklärung einreichen müssen, können Sie nicht davon ausgehen, dass das Finanzamt nie nachweisen anfordert.

Dauer der Aufbewahrung

Privatpersonen müssen ihre Belege bis zu einem Jahr nach Rechtskraft des Steuerbescheids aufbewahren.
Gewerbetreibende und Freiberufler haben eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Bei energetischen Sanierungen mit Steuerermäßigung gelten die härtesten Fristen, da das Finanzamt Belege für mehrere Jahre anfordern kann.

Tipps zur Aufbewahrung

Digitalisieren Sie Ihre Belege, um sie sicher und platzsparend zu archivieren.
Erstellen Sie ein System, in dem Sie Belege nach Jahr, Kategorie und Steuerjahr sortieren.
Achten Sie auf die Originalrechnungen, da digitale Kopien in einigen Fällen nicht ausreichen.
Teilen Sie Ihre Belege mit Ihrem Steuerberater, damit dieser im Bedarfsfall sofort reagieren kann.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Viele Eigentümer machen beim Absetzen von Sanierungskosten typische Fehler, die zu Problemen mit dem Finanzamt führen können. Einige dieser Fehler sind:

Barzahlung der Rechnungen: Das Finanzamt akzeptiert nur Belege, die durch Kontoauszüge nachweisbar sind. Barzahlungen können nicht nachgewiesen werden.
Fehlende Rechnungen: Wenn keine Rechnungen über die Sanierungskosten vorliegen, kann die Steuerermäßigung nicht geltend gemacht werden.
Unvollständige Dokumentation: Rechnungen müssen alle wichtigen Informationen enthalten (z. B. Adresse, durchgeführte Maßnahmen, Beträge).
Nicht-Einreichung der Anlage: Die Anlage "Energetische Maßnahmen" muss in jedem der drei Jahre eingereicht werden. Andernfalls verfällt der Anspruch auf Steuerermäßigung.
Verwechslung von Steuerermäßigung und staatlicher Förderung: Sie können nicht gleichzeitig von Steuerermäßigung und staatlicher Förderung profitieren. Das bedeutet, dass Sie sich im Vorfeld entscheiden müssen, ob Sie die steuerliche Absetzung oder staatliche Förderung in Anspruch nehmen.

Um diese Fehler zu vermeiden, ist es empfehlenswert, im Vorfeld mit einem Steuerberater zu sprechen. Ein Berater kann Ihnen helfen, die Voraussetzungen zu prüfen, die richtigen Rechnungen zu sammeln und die Anlagen korrekt auszufüllen.

Fazit

Die steuerliche Absetzung von Sanierungskosten ist eine wertvolle Option für Eigentümer, die energetische Sanierungen durchführen. Mit dieser Förderung können bis zu 20 Prozent der Sanierungskosten über drei Jahre steuerlich abgesetzt werden. Allerdings gibt es klare Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um diese Vorteile in Anspruch zu nehmen.

Um die Steuerermäßigung nutzen zu können, müssen Sie genaue Belege über die durchgeführten Maßnahmen, die Kosten und die Zahlungsweisen bereithalten. Diese Belege sind auch im Bedarfsfall vom Finanzamt anforderbar, weshalb eine ordnungsgemäße Aufbewahrung wichtig ist.

Wichtig ist auch, dass Sie keine Barzahlungen tätigen und die Rechnungen in deutscher Sprache erhalten. Zudem müssen Sie jedes Jahr die Anlage "Energetische Maßnahmen" einreichen, um die Steuerermäßigung über drei Jahre geltend zu machen.

Bei Unsicherheiten ist es immer sinnvoll, einen Steuerberater hinzuzuziehen, der Sie bei der Planung, der Durchführung und der Abrechnung der Sanierungsmaßnahmen unterstützt. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Maßnahmen steuerlich wirksam sind und Sie Ihre vollen Vorteile erhalten.